Proiectul HAI - Harta Administrației Incluzive - SIPOCA 883
REZULTATELE OBȚINUTE PRIN PROIECTUL HAI
“Harta Administrației Incluzive (HAI)
cod SIPOCA 883 / COD MYSMIS2014+ 150925
Indicatori prestabiliţi de realizare
Parteneriate intre ONG-uri/parteneri sociali si autoritati locale sprijinite în vederea susținerii și promovării dezvoltării la nivel local - 2 (două)
Personal din cadrul ONG-urilor și partenerilor sociali participanți la activități de formare 45 (patruzeci și cinci)
ACTIVITATEA A4. Programul de Formare “Simplificare și transparență în colaborarea cu ONG-urile active în comunitate”
Sub-activitatea 4.1. Selecție participanți
LIVRABILE - formular de înscriere (disponibil AICI spre vizualizare);
- banner-ul online dedicat / anunțuri de înscriere postate în perioada august - octombrie 2022 pe paginile proprii și pe paginile partenerilor;
- lista cu înscriși (mai mulți decât am preconizat), lista cu participanții finali aleși în funcție de criteriile impuse de specificul grupului - țintă (mai mulți decât am preconizat pentru că au fost persoane care au insistat să participe la formare și să afle mai multe despre instrumentele de modernizare ale Administrației Publice din România deși nu s-au încadrat exact în grupul-țintă vizat);
Sub-activitatea 4.2. Derulare program formare
LIVRABILE - formare cu două grupe (participanții selectați fiind în număr de aproximativ 60 de persoane) în două săptămâni consecutive dar în zile alternative pentru a nu se pierde concentrarea asupra scopului comun (24 octombrie – 4 noiembrie 2022);
- liste de prezență, suportul de curs disponibil AICI trimis DOAR în format electronic participanților, DUPĂ parcurgerea zilelor de formare - pentru a fi atenți la prezentarea Formatorului și pentru a fi prietenoși cu mediul înconjurător;
- test comun (în aceeași zi, pe serii) organizat în maximum 4 (patru) săptămâni de la finalizarea programului de formare “Simplificare și transparență în colaborarea cu ONG-urile active în comunitate”; TESTUL este disponibil AICI pentru vizualizare, formularul fiind activ doar în ziua testului, într-un interval de timp prestabilit și comunicat din timp participanților (termenul limită pentru completarea formularului a fost 29.11.2022 ora 23.00)
- eliberarea certificatelor de absolvire, realizate și validate în cadrul Proiectului-pilot; MODEL disponibil AICI.
Activitatea A5. Crearea “Hărții Administrației Incluzive (HAI)” – instrument de modernizare a Administrației Publice Locale
Sub-activitatea 5.1. Gândirea și eleborarea HAI
LIVRABILE - consultări telefonice și online cu participanții, răspunsuri la întrebări, stabilirea “cerințelor” (firul roșu, sinteza, deoarece participanții au fost deja familiarizați cu instrumentele de modernizare a Administrației Publice în urma participarii active la programul de formare “Simplificare și transparență în colaborarea cu ONG-urile active în comunitate”);
- COMPONENTELE avute în vedere în elaborarea “Hărții Administrației Incluzive” (HAI): modelul CAF; modelele de management al calității de la nivel European, inclusiv principii ale auditului de calitate; modele de bună practică ale "administrațiilor incluzive" de la nivelul altor state;
- întâlniri la sediul celor două UAT-uri partenere, 4 (patru) întâlniri între membrii echipei de proiect, cu reprezentați ai administrației, participanți la Programul de Formare “Simplificare și transparență în colaborarea cu ONG-urile active în comunitate” și reprezentanți ai ONG-urilor din comunitățile vizate de Proiect, întâlniri de tip “brainstorming” și “foscus-grup”, stabilite de comun acord cu membrii grupului țintă; liste de prezență; 17.01.2023 - Miroslava, 18.01.2023 - Aroneanu, 25.01.2023 - Aroneanu, 31.01.2023 - Miroslava.
- planșa conceptului propus spre a fi testat, "Harta Administrației Incluzive", disponibilă AICI și mai jos
Sub-activitatea 5.2. Testarea HAI
- începerea implementarii instrumentului nou creat, în mod oficial, de către Primăriile Aroneanu și Miroslava în primul rand (cu care am încheiat Parteneriate pentru Dezvoltare Locală deja) și a testării de către toate părțile implicate; sub-activitatea a durat 6 (șase) luni (luna a șaptea – luna a douăsprezecea din Proiect – februarie – iulie 2023)
LIVRABILE - obținerea de la Ministerul Justiției a bazelor de date cu ONG-uri cu sediul declarat în cele două comune partenere, în primul rând;
- obținerea datelor de contact și întocmirea unor baze de date complete cu ONG-uri cu sediul declarat în cele două comune partenere, în primul rând;
- consultări telefonice;
- e-mailuri / mesaje din partea primăriilor partenere către ONG-urile identificate pe raza celor două UAT-uri implicate în Proiectul HAI
- răspunsuri telefonice sau în scris, la invitația de conectare și incluziune în procesul administrativ, invitație din partea primăriilor;
- banner-ul online dedicat / anunțul testării din perioada februarie - iulie 2023 pe paginile proprii și pe paginile partenerilor.
___________________________________________________
___________________________________________________
REZUMAT PROIECT
“Harta Administrației Incluzive (HAI)
cod SIPOCA 883 / COD MYSMIS2014+ 150925
Numele beneficiarului – Asociatia Clubul Sportiv ENDURANCH
Parteneri strategici, fara implicare financiara (prin incheierea de Parteneriate pentru Dezvoltare Locala) - Comuna Aroneanu si Comuna Miroslava din judetul Iasi, alaturi de care Beneficiarul a inaintat ideea de proiect catre AMPOCA in luna martie 2021.
« Harta Administratiei Incluzive » pe care o propune proiectul este un instrument de evaluare COMUNA (reprezentanti ai unei institutii publice impreuna cu reprezentanti ai comunitatii, in acest caz ONG-uri active in comunitate) a deschiderii catre dialog, a serviabilitatii si eficientei unei institutii publice fata de comunitatea pe care o serveste.
DUPA aplicarea / utilizarea acestui instrument, cele doua parti care conlucreaza deja (functionari publici, consilieri locali / judeteni, primari, viceprimari, presedinti, vicepresedinti de consilii judetene, etc. si societatea civila) pot lua masuri CONCRETE privind simplificarea si transparenta procesului administrativ dintr-o comunitate.
Obiectiv general:
Dezvoltarea responsabilitatii civice, de implicare a comunitatilor locale in viata publica si de participare la procesele decizionale prin crearea, testarea si utilizarea unui instrument de modernizare a Administratiei Publice Locale, “Harta Administratiei Incluzive”.
Obiective specifice:
(1) Dezvoltarea competentelor de comunicare, de relationare a Administratiei Publice Locale cu ONG-urile din acea comunitate, prin crearea si testarea - in comun - a unui instrument de modernizare a Administratiei Publice Locale, “Harta Administratiei Incluzive”
(2) Utilizarea, promovarea si multiplicarea utilizarii instrumentului creat in comun de catre reprezentanti ai APL si ONG-uri dintr-o comunitate, in vederea consolidarii dialogului civic in cat mai multe comunitati locale
Grupul tinta, beneficiarii DIRECTI - Din totalul de 54 de persoane, 45 sunt reprezentanti ai ONG-urilor din comunitate, structuri asociative ale autorităților administrației publice locale (comunele Aroneanu, Miroslava si Barnova in principal), camere de comerț, parteneri sociali iar 9 persoane vor fi selectate dintre alesii locali (ex. consilieri locali și consilieri județeni, primari, viceprimari, președinți și vicepreședinți ai consiliilor județene, astfel cum sunt definiți în actele normative incidente administrației publice locale), personal din autoritățile și instituțiile publice locale si cetateni – de exemplu personal de conducere și de execuție din cele trei primarii, 3 de la Aroneanu, 3 de la Miroslava si 3 de la Barnova.
PRINCIPALELE ACTIVITATI
pe parcursul celor 14 luni de implementare
I. Programul de Formare “Simplificare si transparenta in colaborarea cu ONG-urile active in comunitate” (sfarsitul lunii octombrie – inceputul lunii noiembrie 2022, 10 zile lucratoare)
- organizarea unei intalniri comune cu cele 54 de persoane inscrise si confirmate si prezentarea programului de formare (octombrie 2022)
- formare cu doua grupe (de cate 27 de persoane) in doua saptamani consecutive dar in zile alternative pentru a nu se pierde concentrarea asupra scopului comun (oct – nov 2022)
- test comun (in aceeasi zi, pe serii) organizat in maximum 4 (patru) saptamani de la finalizarea programului de formare “Simplificare si transparenta in colaborarea cu ONG-urile active in comunitate”, eliberarea certificatelor de absolvire, realizate si validate in cadrul Proiectului-pilot.
II. Gandirea si eleborarea HAI (decembrie 2022 – ianuarie 2023)
- organizarea unor intalniri comune – fata in fata sau online, in functie de situatia legata de pandemia de COVID-19 de la acel moment – pentru a discuta aplicat, in baza cunostintelor teoretice si practice acumulate in cadrul programului de formare “Simplificare si transparenta in colaborarea cu ONG-urile active in comunitate”, despre crearea concreta a “Hartii Administratiei Incluzive”
– maximum 5 intalniri de tip “brainstorming” si “foscus-grup”, stabilite de comun acord cu membrii grupului tinta
III. Crearea “Hartii Administratiei Incluzive (HAI)” – instrument de modernizare a APL
- Testarea HAI – 6 luni (februarie – iulie 2023)
- inceperea implementarii instrumentului nou creat, in mod oficial, de catre Primariile Aroneanu si Miroslava in primul rand si a testarii de catre toate partile implicate
- Auto-evaluarea HAI (august 2023)
- organizarea unor intalniri comune – dupa 6 luni de la inceperea implementarii si testarii “Hartii Administratiei Incluzive (HAI)” - pentru a discuta aplicat despre utilitatea, eficienta si continuarea implementarii / oportunitatea multiplicarii in alte comunitati a noului instrument creat in cadrul Proiectului-pilot – maximum 5 intalniri, stabilite de comun acord cu membrii grupului tinta (la aceste intalniri vor fi invitate si persoane-cheie din alte comunitati / comune tocmai pentru a face cunoscute aspecte practice ale “Hartii Administratiei Incluzive”)
***
Nevoia identificată, de multă vreme de altfel, rămâne aceeași din anii ’90 – nevoia de simplificare si transparenta din partea institutiilor publice in colaborarea cu reprezentantii unei comunitati (ONG-urile active in comunitate fiind tratate in mod special in Proiect).
“Administratia incluziva” ar trebui sa fie administratia prezentului, mai ales in aceste vremuri incerte in care membrii societatii se pot simti vulnerabili sau chiar marginalizati, exclusi din planurile “de la centru” sau chiar din planurile primariilor din localitatile in care traiesc.
Administratie incluziva inseamna unitate administrativ-teritoriala (UAT) in care se asigura servicii publice pentru toti membrii comunitatii; reprezinta mijlocul cel mai eficient de combatere a atitudinilor de nepasare sau chiar de discriminare.
Administratia incluziva este administratia care :
-nu selecteaza si nu exclude;
-este deschisa, toleranta, prietenoasa si democratica;
-este naturala prin eterogenitatea ei; -valorizeaza toti membrii comunitatii;
-se adapteaza la diversitatea nevoilor membrilor comunitatii locale si la particularitatile de exprimare si actiune ale acestora.
DESCRIERE PRACTICA A CONCEPTULUI DE
HARTA A ADMINISTRATIEI INCLUZIVE
Conceptul propus de Proiect permite efectuarea unui diagnostic al deschiderii instituțiilor publice catre comunitatile pe care le deservesc, pe baza principiilor de simplificare si transparenta. Practic este un instrument de evaluare comuna, impreuna cu ONG-urile, a modului de comunicare si a modului de includere a comunitatii in procesul decizional, din partea unei institutii publice. “Harta Administratiei Incluzive” poate arata gradul de deschidere catre comunitate, poate evidentia punctele forte si punctele mai putin favorabile dar mai ales poate corecta si poate schimba in bine modul de comunicare si modul de includere a comunitatii in procesul decizional, din partea unei institutii publice.
Asadar “Harta Administratiei Inlcuzive” poate deveni un instrument de modernizare a Administratiei Publice (locale sau centrale insa in acest moment se preteaza mai mult la nivel local, mai ales pentru ca poate fi testat mult mai usor ca la nivel central), la fel ca sistemele de management al calitatii (ISO 9001:2015), Modelul European al Managementului Calității (EFQM), Registrul Riscurilor, Sistemul de Control Managerial Intern (SCIM) si mai ales precum Common Assessement Framework (CAF). CAF este un instrument de management al calității (dezvoltat de sectorul public european pentru sectorul public) care permite efectuarea unui diagnostic al funcționării instituțiilor publice, pe baza principiilor de management al calității totale. Practic este un instrument de autoevaluare a modului de functionare a unei institutii publice. « Harta Administratiei Incluzive » este un instrument de evaluare COMUNA (reprezentanti ai unei institutii publice impreuna cu reprezentanti ai comunitatii, in acest caz ONG-uri active in comunitate) a deschiderii catre dialog, a serviabilitatii si eficientei unei institutii publice fata de comunitatea pe care o serveste.
REZULTATE
Proiectul-pilot “Harta Administratiei Incluzive (HAI) - Simplificare si transparenta in colaborarea cu ONG-urile active in comunitate” pleaca la drum cu doua Parteneriate pentru Dezvoltare Locala incheiate cu doua UAT-uri din Judetul Iasi – Comuna Aroneanu si Comuna Miroslava. Dupa crearea, testarea si impelementarea „Hartii Administratiei Incluzive (HAI)”, rezultatele vor fi
- simplificarea comunicarii directe cu societatea civila dintr-o comunitate
- transparenta proceselor decizionale ce se desfasoara la nivelul institutiilor publice dintr-o comunitate
- implicarea / increderea ONG-urilor dintr-o comunitate pentru a propune solutii concrete pentru rezolvarea unor probleme sau sincope concrete intr-o comunitate
- includerea benevola si pro-activa, din partea Administratiei Publice Locale, a ONG-urilor active dintr-o comunitate in administrarea eficienta si moderna a respectivei comunitati.
Modalitatea în care proiectul contribuie la soluționarea problemelor identificate la nivelul grupului țintă (nu doar participanții la instruire) este directa, “hands-on”. Primul pas este punerea in comun a “ingredientelor”, adica oamenii. Acestia (mai ales reprezentantii societatii civile) nu au cunostinte specifice legate de administratia publica decat dintr-o singura perspectiva. De asemenea, cateodata, reprezentantii institutiilor publice par sa se indeparteze de ceeea ce inseamna “comunitate”. Livrarea – in mod organizat, profesionist – a unor informatii teoretice si practice legate de administratie publica, management public, instrumente de modernizare a administratiei, comunicare, samd constituie urmatorul pas. Mai mult, mediul in care se realizeaza acumularea acestor cunostinte specifice – natura, metode moderne de predare, instrumente neconventionale de motivare – este benefic crearii legaturilor umane necesare formarii comunitatii (community-building).
TRANSFERABILITATEA rezultatelor
Promovarea incluziunii si administratia din perspectivă incluziva necesita o viziune larga si competente specifice pe care trebuie sa le posede toti functionarii publici nu doar cum se crede in mod eronat, cei care relationeaza direct cu publicul.
Conceptul de “Administratie” a evoluat pana in punctul in care toti functionarii publici trebuie sa stie ca diversitatea de opinii, pretentii si expectante este prezenta in diferite grupuri tinta la toate nivelurile dintr-o comunitate si ca abordarea diferitelor cerinte ale membrilor unei comunitati este ceea ce marchează fundamental noile tendinte in administratie.
In acest cadru general, functionarii publici trebuie sa fie pregatiti pentru DESCHIDERE SI COMUNICARE, astfel incat sa raspunda necesitatilor diferite si in continua schimbare ale celor care traiesc intr-o comunitate administrata practic de acesti functionari publici.
Aspectul-cheie al inovarii, care trebuie sa domine administratia in general, este flexibilitatea (in cadrul Legii, bineinteles): o abordare flexibila si sensibila la cerintele specifice ale fiecarui membru al comunitatii constituie standardul de baza pe care se edifica sistemul de formare a functionarilor publici dar si a reprezentantilor societatii civile, pentru o administratie incluziva.
SUSTENABILITATE
Modul in care va fi gestionata infrastructura dupa incheierea proiectului este de tip „free for use”. Entitatile private sau publice care vor fi convinse de avantajele directe si concrete ale implementarii acestui nou instrument de modernizare a Administratiei Publice Locale, vor beneficia de sprijinul echipei de proiect in vederea aplicarii sale si in alte comunitati.
Unul dintre obiectivele propuse prin activitatile derulate de catre ACS ENDURANCH este acela de a consolida capacitatea ONG-urilor și partenerilor sociali de a se implica în formularea și promovarea dezvoltării la nivel local.
Astfel, chiar de la nivel „micro” (ONG, club sportiv) sunt susținute acțiuni de consolidare a capacității interne, în vederea atragerii și menținerii de membri și/sau voluntari, îmbunătățirea capacității acestora de a-și extinde aria de intervenție și de a multiplica activitățile cu impact pozitiv, precum și initiative care își propun creșterea implicării cetățenilor în comunitate și în procesul de luare a deciziilor (cetățenie activă).
Un adevarat “agent al schimbarii” poate imbunatati un sistem si dinauntru dar si dinafara acestuia – mai ales daca detine cunostintele teoretice si si practice specifice acelui sistem.
Urgenta de a veni cu solutii pentru nevoia identificata este reprezentata de insasi limita rabdarii comunitatilor administrate de institutii publice care nu valorizeaza cetatenii (membrii comunitatii) pe care ii deservesc. De asemenea, pandemia de COVID-19 a transferat multe activitati ale administratiei publice in mediul online – inclusiv si poate mai ales comunicarea – de aceea este esentiala adaptarea rapida la cerintele imediate ale comunitatilor deservite de institutiile publice.
R.E.E.C.
În cadrul Asociatiei Clubul Sportiv ENDURANCH (ACS ENDURANCH) se organizează Registrul de evidență electronică a corespondenței (R.E.E.C.), pornind de la prevederile Ordonanței de urgență nr. 65/2020 privind unele măsuri pentru digitalizarea sistemului de coordonare și gestionare a fondurilor europene structurale și de investiții pentru perioada de programare 2014-2020.
În Registrul de evidență electronică a corespondenței vor fi înregistrate documentele semnate electronic aferente Proiectului cu finanțare nerambursabilă “Harta Administratiei Incluzive (HAI) - Simplificare si transparenta in colaborarea cu ONG-urile active in comunitate“ cod SIPOCA 8863 / COD MYSMIS2014+ 150925, în scopul asigurării schimbului de date între ACS ENDURANCH și structurile de management și control.
Managerul de proiect sau alte persoane cu atribuții în cadrul proiectului sunt abilitate să înregistreze documentele semnate electronic în Registrului de evidență electronică a corespondenței.
Înregistrarea acestor documente se va face prin accesarea următoarei adrese:
https://forms.gle/11MMw6R7tFXgZq4a9
Conform prevederilor art. 1 alin. 1-4 și art. 2 alin. 1-3 din Ordonanța de urgență nr. 65/2020 se prevede obligativitatea organizării Registrului de evidență electronică a corespondenței:
Art. 1.
(1) Începând cu data de 1 iunie 2020, autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii proiectelor cu finanțare din fonduri europene structurale și de investiții ale Programului operațional Infrastructură mare, Programului operațional Capital uman, Programului operațional Competitivitate, Programului operațional regional, Programului operațional Capacitate administrativă, Programului operațional Pescuit și afaceri maritime, Programului operațional Asistență tehnică, precum și Autoritatea de management și beneficiarii proiectelor cu finanțare din Programul operațional Ajutorarea persoanelor dezavantajate sunt obligate să emită, să primească și să prelucreze documentele aferente apelurilor de proiecte, contractelor de finanțare/ordinelor/deciziilor de finanțare, actelor adiționale la acestea, cererilor de rambursare, cererilor de prefinanțare, cererilor de plată, dosarele achizițiilor publice, rapoartelor de progres, precum și alte categorii de documente care stau la baza implementării proiectelor numai prin intermediul sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014.
(2) Emiterea, transmiterea și prelucrarea documentelor în format letric sunt permise numai pentru circuitul intern al acestora și numai pentru situațiile în care există obligativitatea legală a arhivării acestora în format letric. Autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii proiectelor cu finanțare din fonduri europene structurale și de investiții ale programelor prevăzute la alin. (1) vor asigura această arhivare prin și la nivelul structurilor interne specifice. Pentru toate celelalte situații, emiterea, prelucrarea și transmiterea documentelor din cadrul circuitului intern de la nivelul fiecărei/fiecărui instituții/beneficiar se vor face în format electronic și urmând pașii și fluxul de proces pe care fiecare instituție/beneficiar îl va întocmi și aproba prin procedură internă.
(3) Începând cu data de 1 iunie 2020, corespondența între autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiari se va derula numai în format electronic, fiecare dintre părți fiind obligată să își organizeze Registrul de evidență electronică a corespondenței, denumit în continuare R.E.E.C., dar și organizarea electronică a arhivei pentru acestea a acestor documente.
(4) Se consideră corespondență între părți: e-mailuri, notificări prin intermediul sistemului SMIS2014+/MySMIS2014, solicitări de clarificări/răspunsuri la clarificări, precum și orice alte documente electronice care sunt necesare în derularea proiectelor.
Art. 2.
(1) Autoritățile de management, organismele intermediare, precum și beneficiarii care au încheiat contracte de finanțare/ordine/decizii de finanțare au obligația de a utiliza semnătura electronică potrivit prevederilor Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 38/2020 privind utilizarea înscrisurilor în formă electronică la nivelul autorităților și instituțiilor publice.
(2) Contractele de finanțare/Ordinele/Deciziile de finanțare, actele adiționale aferente contractelor de finanțare/ordinelor/deciziilor de finanțare, cererile de rambursare, cererile de prefinanțare, cererile de plată, rapoartele de progres, dosarele achizițiilor publice, precum și orice alte documente emise și semnate cu semnătură electronică calificată conform prevederilor legale în vigoare sunt asimilate înscrisurilor autentice.
(3) Autoritățile de management, organismele intermediare și beneficiarii au obligația de a organiza și înregistra documentele prevăzute la alin. (2) în R.E.E.C., dar și de a asigura organizarea electronică a arhivei pentru acestea.
Sarbatorim Saptamana Europeana a Sportului (23 - 30 septembrie 2023). Va invitam sa fiti activi sub sloganul oficial #BeActive!
Din 2018 marcam momentul in fiecare an, accentuand importanta unei vieti active si mai ales importanta sportului in natura.
Spatiul parcului privat Enduro Ranch va fi deschis pentru organizarea de activitati sportive in aer liber de catre parteneri, sali de fitness, cluburi sportive, autoritati locale, firme, scoli si gradinite.
Pentru a va programa propria activitate in singurul parc natural si de aventura off-road din Nord-Estul Romaniei, sunați la +40723680088 sau trimiteti un e-mail la enduranch@gmail.com
We celebrate the European Week of Sport (23rd - 30th of September 2023). We invite you to BE ACTIVE!
Since 2018 we mark the moment every year, emphasizing the importance of an active life and especially the importance of sports in nature.
Our private park space will be open for outdoor sports activities organized by partners, gyms, sports clubs, local authorities, corporate businesses, schools & kindergartens.
To schedule your activity in the only nature & off-road adventure park in North-Eastern Romania, call +40723680088 or e-mail directly to enduranch@gmail.com